Introduzione

Questa guida ha l’obiettivo di spiegare in modo chiaro e passo passo come utilizzare il Portale Lavoratori di Medwork, con cui i lavoratori possono accedere direttamente ai propri referti di sorveglianza sanitaria. 
 

In particolare, la guida illustrerà:

• come attivare e disabilitare il portale per i lavoratori;
• come rendere visibili gli accertamenti ai dipendenti;
• come far effettuare l’accesso al lavoratore.

 Attivazione del Portale Lavoratori

Il portale può essere attivato in due modi:

• Singolarmente, entrando nell’anagrafica di ogni lavoratore;
• Massivamente, dalla schermata principale della sezione Lavoratori, selezionando le anagrafiche da attivare. 
   

Attivazione da anagrafica

• Accedere all’anagrafica del lavoratore interessato.
• Nella sezione Generali, colonna laterale dedicata alla sorveglianza sanitaria, nella sottosezione Portale Lavoratori attivare lo switch “Accesso a giudizi e accertamenti”. 
   

 
Una volta attivato lo switch, verrà mostrata una finestra di dialogo che consente di configurare alcune opzioni:

• Visibilità referti firmati: è possibile stabilire se rendere visibili referti e giudizi solo quando sono stati firmati digitalmente dall’operatore sanitario (se nel dominio è abilitata la firma digitale e/o grafometrica).
• Notifiche: è possibile decidere a chi inviare la notifica di creazione delle credenziali di accesso al portale:
  • al lavoratore;
  • all’azienda;
  • a entrambi.

 
Le notifiche partiranno solo se l’indirizzo e-mail è configurato correttamente nell’anagrafica del lavoratore e/o dell’azienda.

Dopo la conferma, il sistema mostrerà un messaggio di attivazione avvenuta con successo.

 Attivazione massiva

• Accedere alla sezione Lavoratori > Tutti i lavoratori.
• Tra le colonne della tabella (nome, cognome, codice fiscale, azienda, sede aziendale, mansioni) è presente anche la colonna Portale Lavoratori, che indica per ciascun dipendente se il portale è già abilitato o meno.
• Selezionare i lavoratori per i quali il portale è disabilitato.
• Dal menu delle azioni disponibili scegliere la voce Abilita accesso al Portale lavoratori. 
  

 
In questo modo il portale verrà attivato automaticamente per tutti i lavoratori selezionati. 
Il sistema fornirà un file .zip contenente i PDF con le credenziali di ciascun lavoratore. 
 
Infatti, con l’attivazione del portale, in entrambe le modalità, verrà generato automaticamente un file, in formato pdf, con le credenziali relative all’utenza del lavoratore. 
 
Il documento conterrà:

• dati anagrafici del lavoratore;
• URL di accesso al Portale Lavoratori;
• nome utente (codice fiscale presente in anagrafica);
• password provvisoria, valida solo per il primo accesso, per cui il software richiederà la modifica per definirne una personale.

 Disabilitazione del Portale

Il portale può essere disabilitato sia singolarmente sia massivamente, con lo stesso criterio dell’attivazione:

• da anagrafica: disattivare lo switch “Accesso a giudizi e accertamenti” nella sezione Portale lavoratori.

• dall’elenco dei lavoratori: selezionare i dipendenti con il portale attivo e utilizzare l’azione Disabilita accesso al portale lavoratori.

 Configurazione della visibilità dei referti nel Portale Lavoratori

Prima di rendere disponibili i referti ai lavoratori e inviare le relative notifiche, è necessario verificare le impostazioni di pubblicazione e notifica. 
 

Impostazioni notifiche

Nella sezione Impostazioni > Notifiche > Tab “Accertamenti e giudizi” è possibile scegliere il comportamento che il sistema adotterà quando verrà concluso un accertamento o un giudizio.

Le opzioni disponibili sono tre: 
 

1. Decidi durante la conclusione: 
   al termine di ogni accertamento o giudizio, l’operatore sceglierà, di volta in volta, se pubblicare il referto nel portale e inviare la notifica.  
2. Pubblica automaticamente e invia notifica al lavoratore: 
   – ogni referto viene automaticamente pubblicato nel portale del lavoratore; 
   – contestualmente il sistema invia un’e-mail di notifica al lavoratore.  
3. Pubblica automaticamente e invia notifica all’azienda: 
   – ogni referto viene automaticamente pubblicato nel portale. 
   – contestualmente il sistema invia un’e-mail di notifica all’azienda.

 
Affinché le notifiche funzionino correttamente, gli indirizzi e-mail dovranno essere configurati:

• nell’anagrafica del lavoratore;
• nell’anagrafica dell’azienda (se è prevista anche la notifica all’azienda).

 
Con la pubblicazione automatica, quindi, al termine della visita o accertamento, il referto verrà caricato direttamente nel portale e il lavoratore riceverà la notifica. 
 
Con l’opzione “decidi durante la conclusione”, invece, sarà il medico competente (o l’operatore sanitario incaricato) a scegliere, durante la conclusione dell’accertamento, se pubblicare il referto e inviare la notifica.

 Pubblicazione manuale dei referti

Oltre alla pubblicazione automatica, il sistema consente di rendere disponibili i referti nel portale anche in modalità manuale.

Accedendo alla sezione Episodi di un lavoratore, per il quale è stato attivato il portale, è possibile visualizzare l’elenco completo degli accertamenti effettuati, con le relative informazioni: data di conclusione, tipologia e origine dell’accertamento, esito, stato e visibilità.

Nella colonna Visibilità viene mostrato un simbolo che indica se il referto è già pubblicato o meno:

• Occhio sbarrato: il referto non è ancora disponibile nel portale lavoratore.
• Occhio libero: il referto è stato pubblicato ed è visibile.

 
Per pubblicare un referto è sufficiente cliccare sull’occhio sbarrato: 
 
 
 
Una volta cliccato, si aprirà una finestra di dialogo che permetterà di selezionare se notificare solo il lavoratore o anche l’azienda. Dopo la conferma, il referto verrà reso disponibile nel portale e l’icona dell’occhio apparirà libera.

 
 
Passando il cursore sopra l’icona, un messaggio indicherà il periodo di disponibilità del referto, che rimane accessibile per 45 giorni dalla pubblicazione. Trascorso questo periodo, la visibilità verrà disabilitata automaticamente.

Se necessario, sarà possibile rimuovere manualmente la visibilità cliccando nuovamente sull’occhio.

Infine, nel caso in cui il lavoratore abbia effettuato l’accesso e scaricato il referto, nel dettaglio dell’episodio comparirà una voce aggiuntiva che registra la data e l’ora del download, garantendo così la tracciabilità dell’avvenuta consultazione.

 Pubblicazione massiva dei referti

Oltre alla pubblicazione automatica o manuale dei singoli referti, Medwork consente anche di abilitare la visibilità in maniera massiva, ovvero per più lavoratori contemporaneamente. 

 
Per farlo:

• Accedere alla sezione Lavoratori.
• Selezionare dall’elenco i lavoratori per i quali si desidera rendere visibili i referti.
• Una volta effettuata la selezione, nella parte superiore della schermata sarà attivo il pulsante Pubblica referti.
• Cliccando sul pulsante, i referti verranno pubblicati per i lavoratori selezionati.
• Si aprirà la finestra di dialogo per decidere a chi inviare la comunicazione (lavoratore, azienda o entrambi). 
   

In questo modo, la visibilità dei referti verrà abilitata contemporaneamente per tutti i lavoratori selezionati, garantendo una gestione più rapida e centralizzata.

 Accesso del lavoratore 

Una volta attivato il portale, quest’ultimo riceverà una comunicazione con oggetto “Accesso abilitato al portale”.

L’e-mail conterrà:

• l’informazione che l’accesso al portale è stato abilitato per la consultazione dei giudizi e degli accertamenti;
• il pulsante Entra nell’area riservata, che rimanda direttamente alla pagina di login del portale Medwork;
• il promemoria che il nome utente corrisponde al codice fiscale del lavoratore. 
   

Primo accesso

• Il lavoratore dovrà cliccare sul pulsante presente nell’email per essere reindirizzato alla pagina di login.
• Qui dovrà usare come username il proprio codice fiscale.
• La password da inserire sarà quella temporanea per il primo accesso, generata automaticamente dal sistema, presente nel file pdf delle credenziali.
• Al primo accesso il sistema richiederà di modificare la password, così da impostarne una personale e definitiva. 
   

 Accessi successivi

• Dopo il primo accesso, il lavoratore entrerà sempre nell’area riservata utilizzando il proprio codice fiscale e la password personale.
• Dalla propria area potrà visualizzare i giudizi e gli accertamenti resi disponibili dal medico competente o dall’azienda, a seconda delle impostazioni di visibilità scelte. 
   
  

Consultazione di accertamenti e giudizi

All’interno dell’area riservata, il lavoratore troverà due sezioni dedicate:

• Giudizi
• Accertamenti

Quando i documenti verranno resi disponibili, compariranno direttamente in queste sezioni. 
Sia per gli accertamenti, sia per i giudizi, il lavoratore potrà scaricare i referti cliccando sull’icona a forma di freccia.