Introduzione

La sezione Audit permette di programmare, compilare e monitorare diverse tipologie di audit aziendali. È pensata per supportare le attività di verifica previste dai sistemi di gestione e per garantire il rispetto di requisiti normativi, standard interni e procedure aziendali.

Che cos’è un Audit

Un audit è un’attività di verifica sistematica, documentata e indipendente, condotta per raccogliere evidenze oggettive e valutare la conformità rispetto a norme, obiettivi o procedure interne.

In altre parole: 
🔍 un audit serve a verificare se qualcosa viene svolto nel modo corretto.

Gli audit sono fondamentali per:

• monitorare l’efficacia dei sistemi di gestione;
• individuare non conformità e aree di miglioramento;
• garantire conformità legislativa e normativa;
• supportare la definizione di azioni correttive e preventive.

Esempi di audit gestibili nel sistema:

• audit ambientali e igienico-sanitari nei luoghi di lavoro;
• audit documentali HSE;
• audit sulla gestione delle emergenze.

Definizione dei Modelli di Audit 

Prima di registrare un audit, è necessario configurare i relativi modelli, ovvero le strutture che contengono domande e campi da compilare.

Creazione di un modello

Per creare un nuovo modello:

1. Accedere alla sezione Modelli Audit.
2. Cliccare su + Nuovo (in alto a destra).
3. Inserire una descrizione che identifichi chiaramente il modello.
4. Definire le sezioni necessarie:
   1. Intestazione (facoltativa)
   2. Conclusione (facoltativa)
5. Inserire le domande cliccando su + Domanda:
   1. scegliere il tipo di campo (data, risposta singola, multipla, testo breve o lungo, ecc.);
   2. digitare il nome del campo o la domanda;
   3. indicare se la risposta è obbligatoria.
6. Ripetere l’operazione per tutte le domande richieste.

Impostazione del modello di stampa

Dopo aver definito la struttura delle domande, è necessario configurare il relativo template di stampa.

Procedura:

• Accedere a Strumenti > Stampe personalizzate > Audit.
• Scaricare il modello tramite l’apposita icona.
• Aprire il file Word e personalizzare layout, formattazione e contenuti.
• Salvare il modello modificato.
• Tornare nella sezione e cliccare sull’icona penna per ricaricare il file.
• Inserire una descrizione e caricare il documento salvato.

Eliminazione di un Modello Audit

Se un modello non è più necessario:

• selezionare la riga corrispondente nell’elenco;
• procedere con l’eliminazione.

⚠️ L’operazione è definitiva: il modello non sarà più disponibile per la creazione di nuovi audit.

Creazione e Gestione di un Audit

Una volta configurati i modelli, è possibile programmare nuovi audit e gestire quelli esistenti.

Inserimento di un nuovo audit

1. Accedere alla sezione Audit.
2. Cliccare su + Nuovo.
3. Selezionare il modello desiderato.
4. Compilare i campi richiesti, tra cui:
   1. Stato (bozza, programmato, in corso, concluso);
   2. Azienda e sede;
   3. Descrizione e data dell’audit.
5. Rispondere alle domande previste dal modello.
6. (Opzionale) Impostare una periodicità (es. 1A, 12M, 365G).

📌 Se viene impostata una periodicità, alla conclusione dell’audit il sistema pianifica automaticamente il successivo e lo mostra nello scadenzario.

Funzioni aggiuntive

• Esportazione PDF: in qualsiasi momento è possibile generare il documento dell’audit.
• Eliminazione: selezionando la riga desiderata si può eliminare l’audit, se non più necessario.

Consultazione e Ricerca

Nella sezione Audit è presente l’elenco completo di tutti gli audit registrati nel tempo.

Per facilitare la consultazione è possibile:

• applicare filtri (per data, stato, periodicità, ecc.);
• visualizzare rapidamente lo storico completo delle attività svolte.